Digitale data puinhoop: ‘pick your cherries’ én je risico’s

18 juni 2019
Digitale data puinhoop: ‘pick your cherries’ én je risico’s

Dit is de tweede blog in ons drieluik over het belang van kwalitatieve data voor informatiegestuurd werken.

Informatiegestuurd werken op basis van gestructureerde data is de heilige graal voor elke organisatie. Maar het sleutelwoord is ‘gestructureerd’. Want hoewel we beschikken over een ongelooflijke hoeveelheid data en deze daarnaast steeds meer en sneller vergaren, laten we verreweg het grootste deel daarvan onbenut.

Ongestructureerde data en gestructureerd

Over welke soorten data praten we eigenlijk als we het hebben over informatiegestuurd werken? Wat is gestructureerd en wat is ongestructureerd? Gestructureerde data is wat je tegenkomt in een ‘traditionele’ database. Keurig opgeslagen gegevens; geïdentificeerd, gelabeld en gemakkelijk toegankelijk. Dat maakt het verwerken en interpreteren van de juiste informatie een peulenschil. Ongestructureerde data zijn data die zich niet laten vangen in een database.

Er ligt geen datamodel aan ten grondslag en conventionele methoden van analyse en verwerking zijn ontoereikend. We praten over alles wat mensen (online) doen; mailen, WhatsAppen, je activiteiten op Google, Facebook, LinkedIn. Vergeet ook niet wat je allemaal op netwerkschijven, Office 365, Google Drive, Dropbox en andere (cloud)applicaties doet.

"Overal laat je een woud van mogelijk ongestructureerde data na."

We praten, over meer dan 80 procent van alle data die we genereren. Deze data zitten verstopt in een digitale ijsberg, waarvan het grootste deel een flink eind onder het wateroppervlak ligt verborgen.

Informatiegestuurd, maar hoe?

Het grootste deel van de verzamelde data ligt dus schier onbereikbaar ergens in de databerg. Maar er kan essentiële informatie in zitten (en die zit er zeer zeker in) die we nodig hebben om informatiegestuurd ons werk te kunnen doen: beslissen en plannen op basis van actuele gegevens, die op nieuwe manieren met elkaar worden gecombineerd. Daardoor ontstaan nieuwe, verrassende inzichten, die de aanleiding zijn voor betere, en vooral beter gedocumenteerde beslissingen. Het gaat om context, betekenis en samenhang.

Een overweldigende taak. Moet je echt door álle data heen om te kijken of er nog iets bruikbaars in zit? Dat is niet te doen. Draai het om; welke soort informatie is voor jouw organisatie van waarde? Welke risico’s zitten verborgen in het al of niet bewaren van de data van jouw keuze?

Kies bewust

Je benadering bestaat uit drie basisonderdelen: governance, risk en compliance. Op basis van deze drie fundamenten, plus de afweging in hoeverre deze thema’s van meerwaarde zijn voor jouw organisatie, kun je je data in kaart brengen voor je aan de slag gaat met het waarborgen en verbeteren van de kwaliteit. Dit legt de basis voor informatiegestuurd werken: en daarmee voor betere dienstverlening, handhaving, sturing en verantwoording.

Slimme software altijd slim?

Om informatie op te sporen, te waarderen en kwalitatief te verbeteren, kun je de hulp inroepen van slimme software die in staat is om ongestructureerde data te interpreteren en om te zetten naar bruikbare én betrouwbare informatie. Maar dat is weer niet in álle gevallen wenselijk. Maar hoe dan wel? Daarover in de volgende blog meer.