Hoe communiceer je data governance?

3 maart 2016
Hoe communiceer je data governance?

Data governance is geen nieuw begrip in het vakgebied van informatiemanagement. Door (aangescherpte) regelgeving, het beschikbaar komen van steeds meer data (inclusief big data/ IoT en sensordata) en privacy-aspecten staat het onderwerp volop in de belangstelling. Een van de grootste uitdagingen op dit moment is het goed kunnen uitleggen binnen de organisatie wat nu precies de functie en toegevoegde waarde van data governance is. En dan met name bij de meer technische doelgroep. Als je bijvoorbeeld eens kijkt naar het LinkedIn-profiel van een senior data governance professional bij een verzekeraar dan zie je dat deze zijn taken als volgt omschrijft:  

  • Verantwoordelijk voor de verzameling en interpretatie van klantdata
  • Leveren van business intelligence, managementinformatie en analyses voor het senior management.
  • Het aanjagen van een verandercultuur door samenwerking met verschillende afdelingen.
  • Het creëren van een uitgebreid portfolio voor de analyse van datakwaliteit.
  • Lead User Acceptance Testing voor het verder ontwikkelingen van de database.

Vermenging disciplines

Voor mij is dit een klassieke vermenging van de disciplines data management, data kwaliteit, business intelligence en data governance.Deze onderwerpen mogen best onder verschillende functies vallen. Maar het baart me echt zorgen als ik taken als ‘de interpretatie van klantdata’, ‘leveren van business intelligence’ en ‘user acceptance testing’ allemaal samengebracht zie in een data governance-functie. 

Soms krijgt een rol gedurende de jaren een bepaalde vorm en er kan ook overlap zijn tussen verschillende disciplines. Maar als het op data governance aankomt, vind ik dat je heel helder moet zijn waar de grenzen liggen en wie zich waarmee bezighoudt.

Waarom is dit belangrijk?

Het risico van het te ‘fuzzy’ inrichten van de data governance-functie, zonder duidelijke rollen, taken, verantwoordelijkheden en processen, heeft direct gevolgen voor de toegevoegde waarde ervan. Met als logische maar ongewenste consequentie dat medewerkers het nut ervan simpelweg niet zien.

Hoe moet de data governance-rol worden ingevuld?

John Ladley legt het heel duidelijk uit in zijn boek: "Data Governance: How to Design, Deploy and Sustain an Effective Data Governance Program." Om het onderscheid te maken introduceert hij het concept van ‘managers’ en ‘auditors’. Managers focussen zich op het klaren van de klus. Zij verzekeren zich ervan dat hun teams op de hoogte zijn van de nieuwste regelgeving en dat deze gevolgd worden. Ze zullen het werk niet zelf uitvoeren, maar zijn wel nauw betrokken bij data management aspecten omdat zij de taken toewijzen en de voortgang bewaken.

Auditors hebben een hele andere rol. Zij zijn verantwoordelijk voor het creëren van de standaarden en richtlijnen voor data. Zij controleren deze op compliance, maar voeren niet de dagelijkse taken uit die hieraan zijn verbonden.  Ze zullen het werk af en toe wel observeren zodat ze de standaarden die zij vaststellen kunnen verfijnen en updaten. Maar anders dan de eerder genoemde data governance professional, moeten zij nooit opgezadeld worden met taken als het optimaliseren van operationele data, user acceptance testing of het uitvoeren van datakwaliteitsanalyses.   

Acties

Onderstaande acties kun je ondernemen om data governance beter te structureren (en het een sterkere positie te geven) binnen je organisatie.
- Bestaat er een data governance-functie in je organisatie? Kijk eens goed naar de taken die deze mensen uitvoeren. 
- Zijn zij auditors of managers? Data management- of datakwaliteitsprofessionals?
- Overlappen functies elkaar of bestaat er onduidelijkheid over wie welke taken uitvoert? 
- Hoe kun je deze rollen goed vormgeven en data governance duidelijk definiëren zodat de nadruk ligt op compliance en controle in plaats van op data management?

Meer lezen hierover? Download dan deze white paper