Digitale transformatie en ECM

7 november 2017
Digitale transformatie en ECM

Digitale transformatie belooft alles te veranderen. Toepassing van IT-oplossingen in nog meer aspecten van zaken- en mensenleven. ‘Easy’ is het keyword. Waar je vroeger moest bellen om een formulier toegestuurd te krijgen dat je dan invulde, ondertekende en opstuurde waarna een medewerker je gegevens hopelijk foutloos overtypte in een green-screen, is het nu klik-klik-klaar. En binnen afzienbare termijn krijg je wellicht via je digitale huisassistent een voorstel van je bank of je je vakantiegeld niet wilt beleggen in kunst omdat uit je klantprofiel blijkt dat je daar interesse in hebt.

Afscherming van complexiteit

​Maar ‘easy’ betekent niet dat de complexiteit verdwenen is, het betekent slechts dat slimme oplossingen deze afschermen. De vorm verandert radicaal, maar in de kern verandert de inhoud niet. Nog steeds sluiten we overeenkomsten en die we indien nodig willen kunnen reproduceren. Nog steeds willen we onze klanten juist en volledig informeren.  Nog steeds hebben we verantwoording af te leggen naar toezichthouders en overheden. Nog steeds hebben we risico’s te managen. En nog steeds beslist uiteindelijk de rechter.

Interactie tussen partijen en systemen

Radicale verandering van vorm betekent wel dat Content Management verandert. Bedrijfsprocessen, waaronder het sluiten van overeenkomsten, worden steeds meer een directe interactie tussen partijen en systemen waarbij een uitgebreide audit-trail van dit proces -- uitgebreid met informatie die noodzakelijke context toevoegt -- nog het dichtst bij het vroegere concept van een contract in de buurt komt. En als dat zo is, dan zullen we dergelijke content net zo zorgvuldig moeten beheren, conform dezelfde retention-policies, als voorheen onze (gescande) met een natte handtekening ondertekende contracten.

Machine Learning en kunstmatige intelligentie

Beslissingen in bedrijfsprocessen kunnen in toenemende mate aan zelflerende systemen overgelaten worden. Voorheen werden bedrijfsregels gecodeerd, op basis van specificaties. In toenemende mate is software in staat zich met behulp van machine learning en artificial intelligence aan te passen op basis van analyse van verzamelde data. Er zijn echter beslismomenten in bedrijfsprocessen die voortvloeien uit wet en regelgeving, waar verantwoording over moet worden afgelegd. De ontwikkelingen gaan snel, zo snel dat de wetgevende en rechterlijke macht dat maar moeilijk bij zal kunnen houden.

Antwoorden vinden voor de digitaliserende wereld

De uitdaging voor Content Management professionals is om samen met bedrijfsjuristen en management een antwoord te vinden op de vraag hoe in de snel digitaliserende wereld in de explosie van data de juiste informatie te vinden, vast te leggen, conform de regels te beheren, te beveiligen, en gedurende de hele life cycle volledig en in consumeerbaar formaat te reproduceren.

Hoe leg je de overeenkomsten zo vast dat niemand ze kan betwisten. Hoe voldoe je aan je zorgplicht als bank, als werkgever, als bedrijf in milieugevoelige sectoren of zorg. En hoe deel je het met wie het mag en wil zien. Hoe geef je conform GDPR de data subject controle over zijn data.

Terug naar de kern; de informatie is leidend, niet de vorm.

(Door Mark Disselhorst, Transcriptum)

Training Enterprise Content Management

Transcriptum en Heliview organiseren 12 en 13 december de eerste editie van de training Enterprise Content Management, waarin u leert hoe u tijdens digitale transformatie in control blijft over uw informatie. 

Lees verder voor meer informatie over de training